La Matrice di Eisenhower:
sopravvivere alla guerra delle priorità

Quando l’importante e l’urgente si fanno la guerra nella tua agenda.

Immaginate di essere chiamati a gestire una crisi di proporzioni mondiali.
Da voi dipendono le vite di milioni di persone – tra civili e militari – e siete ben consci che ogni vostra decisione in merito alle priorità strategiche o alle tattiche da adottare può avere, potenzialmente, conseguenze devastanti. Tutto il peso del mondo è sulle vostre spalle.
Ogni giorno ricevete resoconti di guerra, richieste pressanti dai vertici - i cui fragili equilibri potrebbero spezzarsi da un momento all’altro - e documenti o informazioni che necessitano della vostra immediata attenzione. Ogni giorno, mentre state cercando di delineare un piano di battaglia a lungo termine, urgenze da più fronti vi assediano.
Già, perché questa crisi non attende che siate pronti: vi mette alla prova costantemente. Ad aiutarvi, null’altro che il buon senso, il sangue freddo - che vi impedisce di crollare anche quando la situazione precipita -, la capacità di analisi e l’imparzialità di giudizio.
In tutto questo caos, l’unica carta vincente è saper distinguere tra ciò che è urgente e ciò che è davvero importante, non lasciandosi depistare dal superfluo. Sembra la trama di un libro, eppure è accaduto realmente.
A raccontarlo è lo stesso Dwight D. Eisenhower che, in una raccolta di memorie relative alla Seconda Guerra Mondiale e tanto cara agli storici – Crusade in Europe – ripercorre i momenti salienti - ma anche quelli più drammatici - attraverso pianificazioni, battaglie, decisioni tanto scomode quanto necessarie.
In questi testi traspare tutto il suo approccio lucido e strategico, con l’aiuto del quale ha saputo navigare tra le priorità della guerra mondiale, giungendo alla consapevolezza che non tutte le attività urgenti erano importanti e che, spesso, molte delle attività cruciali venivano sacrificate per rincorrere gli ultimi problemi in entrata.

I quattro quadranti: sopravvivere senza perdere il senno

La sua eredità ha dato vita a un modello che oggi guida milioni di decisioni aziendali, politiche e personali - la matrice di Eisenhower - il cui schema è stato concettualizzato da Stephen R. Covey . Ma vediamo nello specifico.

Come potrete notare nell’immagine, la matrice si basa su due variabili fondamentali:

• l’importanza del compito assegnato → quanto un’attività contribuisce al raggiungimento di un obiettivo a lungo termine;
• l’urgenza del compito assegnato → quanto un’attività richiede la vostra immediata attenzione.

L’incrocio di queste due variabili dà origine a quattro quadranti, per cui:

• Q1 – Importante e urgente (da fare subito) → si tratta di momenti di crisi, scadenze imminenti o problemi urgenti che devono essere assolutamente risolti (esempio: una consegna importante non rispettata dal fornitore e la mancanza dei materiali necessari per la lavorazione di articoli da consegnare, a stretto giro, al cliente);
• Q2 – Importante ma non urgente (da pianificare) → si tratta di definire azioni strategiche, relazioni chiave o nuovi progetti (esempio: creare un nuovo processo aziendale per ridurre i colli di bottiglia);
• Q3 – Urgente ma non importante (da delegare) → interruzioni nel flusso di lavoro, richieste dell’ultimo minuto, riunioni ridondanti (esempio: una comunicazione che può essere gestita da qualcun altro);

• Q4 – Non urgente e non importante (da eliminare) → sono attività che fanno perdere un sacco di tempo e che distraggono dal lavoro realmente utile. (esempio, rispondere a una mail fuori contesto, perdendo mezza giornata per la sua elaborazione).

Saper scegliere (senza auto-sabotarsi)

Pur essendo uno strumento davvero utile, bisogna essere in grado di usarlo nel modo corretto.
Non tutti hanno la stessa capacità di Eisenhower di discernere e catalogare i compiti in modo adeguato (ciò che, per esempio, è importante per me, potrebbe non esserlo per il team o per il business). Non tutti riescono a lavorare in maniera lucida e obiettiva sotto pressione.
Ecco perché, per utilizzare davvero al meglio questa matrice, occorre applicare anche una valutazione oggettiva dei compiti, attraverso criteri misurabili , a ciascuno dei quali deve essere assegnato un punteggio. In questo modo, viene ridotto il rischio di disperdere le energie in attività che non forniscano un reale valore aggiunto.

Matrice 2.0: quando l'istinto non basta più

Di seguito, si propone un’evoluzione della matrice, sulla falsa riga della valutazione dei rischi. Innanzitutto, ho definito quattro parametri (due appartenenti all’importanza e due all’urgenza):

• quanto l’attività contribuisce all’obiettivo strategico (importanza);
• quanto l’attività blocca i processi degli altri (importanza);
• quanto l’attività è vicina alla scadenza effettiva (urgenza);
• quanto sforzo richiede l’attività in termini di tempo e risorse (urgenza).

Per ogni attività, a ciascuno dei parametri sopraccitati deve essere attribuito un punteggio, su una scala da 1 a 5. I valori dei due parametri relativi all’importanza vanno poi moltiplicati tra loro, così come quelli relativi all’urgenza, ottenendo così due risultati distinti: uno per l’importanza e uno per l’urgenza. I risultati permettono di posizionare ogni attività all’interno di uno dei quadranti della matrice.

Un esempio di posizionamento di un compito valutato 20 di Importanza (5 per strategicità moltiplicato 4 per attività bloccante) e 6 di Urgenza (2 per vicinanza della scadenza moltiplicato 3 per tempo e risorse)

Come si può evincere dalla raffigurazione qui sopra, i valori da 13 a 25 collocano le attività nelle aree “importante e urgente”, mentre quelli da 1 a 12 riguardano le aree “non importante e non urgente”.

Conclusioni: tra urgente, importante e… improvvisato

Certo, tutto questo richiede uno sforzo iniziale di analisi e disciplina che, diciamocelo, non sempre è popolare.
Ma i vantaggi in termini di lucidità decisionale e gestione del tempo sono inestimabili…
… anche se dipende sempre da chi li applica.
Ricordo solo che, a meno di ottant'anni di distanza da quelle decisioni strategiche che hanno cambiato il corso della storia, i dazi commerciali vengono calcolati con l’aiuto di… ChatGPT (con risultati, a dir poco, migliorabili aggiungerei).
A volte, distinguere tra urgente, importante e… improvvisato resta ancora la vera sfida.